Nebenkosten- bzw. Betriebskostenabrechnungs-Ratgeber

Ein Ratgeber für Mieter und Vermieter

Was ist bei der Abrechnung zu berücksichtigen?
Eine Betriebskostenabrechnung ist die geordnete Zusammenstellung der für das gesamte Haus anfallenden Betriebskosten, die dann unter Angabe des Umlageschlüssels auf die jeweiligen Mieter verteilt werden und unter Berücksichtigung der Vorauszahlungen für den Mieter einen Nach- oder Rückzahlungsbetrag ergibt.

Das klingt einleuchtend, logisch und ganz einfach, ist es aber in der Praxis nicht. Es gibt kaum ein Gebiet im Mietrecht, das so kompliziert und auf dem ein Rechtsstreit so unerfreulich und ungewiss ist, wie das Recht der Betriebskosten und ihrer Umlage auf den Mieter.

Was sind eigentlich Betriebskosten?
Als erstes stellt sich die Frage: Was sind eigentlich Betriebskosten für eine Wohnung oder ein Haus? Eine gesetzliche Definition dieses Begriffs fehlt im preisfreien Mietrecht, findet sich jedoch im Kostenmietrecht (§ 27 Abs. 1 II.BV) und wird analog über § 4 MHG allgemein angewendet: Danach sind Betriebskosten „die Kosten, die dem Eigentümer (Erbbauberechtigten) durch das Eigentum am Grundstück (Erbbaurecht) oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“.

Welche konkreten Kostenarten dies im Einzelnen sind, ist detailliert unter „Aufstellung der Betriebskosten“ beschrieben, im Wohnraummietvertrag sind die umlagefähigen Betriebskosten selbstverständlich auch im Einzelnen aufgeführt.

Die letze in dieser Liste aufgeführte Kostenart lautet: „Sonstige Betriebskosten“. Dieser Allgemeinbegriff darf aber nicht zu der Annahme verleiten, hier ohne weiteres alles andere unterzubringen, was sich nicht in die konkret bezeichneten Kostenarten einsortieren lässt – das Wort selbst ist nur eine Leerformel. Vielmehr ist dieser Begriff konkretisierungsbedürftig und bietet nur die Möglichkeit, hier einzelne weitere Kostenarten genau aufzuführen, die zwar unter die generelle Definition des Betriebskostenbegriffs fallen, in der vorher gesehenen Auflistung aber nicht enthalten sind. Typische Beispiele hierfür sind die regelmäßige Wartung und Überprüfung von Feuerlöschern, der Elektroinstallation des Hauses, Reinigung der Dachrinnen usw.

Was keine Betriebskosten sind:
Was eindeutig nicht zu den Betriebskosten zählt, sind Instandsetzungs- und Reparaturkosten, auch wenn diese mehr oder weniger regelmäßig anfallen. Ebenfalls nicht zu den Betriebskosten zählt der vom Vermieter zu zahlende Erbbauzins für das Gebäude.

Auch sind nach einhelliger Rechtsprechung Verwaltungskosten (sei es für den Hausverwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) oder sei es für die Miethausverwaltung) schon definitionsgemäß keine Betriebskosten, da diese Kosten nicht lediglich für das Haus anfallen, sondern allgemeine Kosten für die Verwaltung des Eigentümervermögens sein sollen.

Wer zahlt die Betriebskosten?
Nachdem nun definiert ist, was Betriebskosten sind, stellt sich als nächstes die Frage: Wer hat die Betriebskosten zu zahlen? Entgegen weitverbreiteter Ansicht ist dies zunächst einmal nicht der Mieter, sondern der Vermieter! Das Mietrecht geht vom Begriff der Inklusiv-Miete aus, in der alle Nebenkosten enthalten sind.

Allerdings ist diese gesetzliche Rechtslage abdingbar, so dass es zulässig ist, im Mietvertrag die Betriebskosten auf den Mieter abzuwälzen, wie dies in den meisten Formularmietverträgen vorgesehen ist. Dies bedeutet jedoch im Gegenschluss, dass nur diejenigen Betriebskosten auf den oder die Mieter umgelegt werden können, die im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sind.

Eine solche Vereinbarung muss klar und eindeutig sein, andernfalls bleibt es bei der Kostentragungspflicht des Vermieters. Unklarheiten der Vereinbarung gehen immer zu Lasten des Vermieters, der dann die Kosten eben nicht auf den Mieter abwälzen kann. So reicht es z.B. sicher nicht für eine Abwälzung der Betriebskosten auf den Mieter aus, wenn im Mietvertrag lediglich vereinbart ist, dass der Vermieter einmal jährlich die Betriebskosten abrechnet. Das mindeste, was die Rechtsprechung zur Zeit verlangt, ist eine Vereinbarung, wonach der Mieter die Betriebskosten gem. § 27 II.BV trägt, mit dem Hinweis auf eine jährliche Abrechnung durch den Vermieter. Besser ist es, die umzulegenden Kosten im (schriftlichen) Mietvertrag einzeln anzugeben, eine Arbeit, die dem Vermieter in vielen gängigen Mietvertragsformularen bereits abgenommen wird. Allerdings muss der Vermieter auch hier aufpassen: Markiert er in der vorgegebenen Liste bestimmte Betriebskosten, bedeutet dies in der Regel, dass die jeweils anderen Kosten nicht umlagefähig sind.

Die Betriebskostenabrechnung
Liegt nun eine klare Vereinbarung vor, wonach der Mieter zur Zahlung bestimmter Betriebskosten verpflichtet ist, so ist damit aber noch lange nicht gesagt, dass er einen vom Vermieter errechneten Nachzahlungsbetrag auch wirklich bezahlen muss.

Von entscheidender Bedeutung ist nämlich die konkrete Betriebskostenabrechnung. Zu einer korrekten Abrechnung gehört zunächst einmal die Angabe jeder als umlagefähig vereinbarte Kostenart in ihrem Gesamtbetrag. Sodann ist der Umlageschlüssel oder -maßstab anzugeben, also die Art und Weise der Kostenverteilung unter mehreren Mietern.

Bei der Wahl dieses Schlüssels hat der Vermieter mehrere Möglichkeiten, die lediglich der Billigkeit entsprechen, also nur annäherungsweise gerecht sein müssen. Wie sich der Vermieter in diesem Rahmen entscheidet, bleibt ihm in weiten Grenzen selbst überlassen. Die üblichen Umlageschlüssel sind: abgelesener Zählerstand, Wohnflächen-(Miteigentum-)Anteil, Personenzahl und z.B. Zahl der Wohneinheiten.

Ist jedoch im Mietvertrag ein konkreter Umlageschlüssel vereinbart, muss sich der Vermieter hieran halten – eine Änderung ist ohne Zustimmung des Mieters meistens nicht möglich.

Aus der Kombination von Ausgangsbetrag und Umlageschlüssel errechnet sich dann der auf den einzelnen Mieter entfallende Betriebskostenanteil. Hier sind die einzelnen Beträge zu addieren und ergeben dann die Summe der auf den einzelnen Mieter entfallenden Kosten.

Hiervon sind die im Abrechnungszeitraum (zweckmäßigerweise das Kalenderjahr) geleisteten Vorauszahlungen abzuziehen, so dass sich dann „unterm Strich“ ein Rück- oder Nachzahlungsbetrag ergibt, der durch Zahlung ausgeglichen wird.

Einsichtnahme durch den Mieter
Grundsätzlich hat der Mieter das Recht, die Abrechnung seines Vermieters zu überprüfen. Auch wenn sich hieraus eigentlich nur ein Recht auf Einsichtnahme in die Ursprungsbelege beim Vermieter ableiten lässt, so tendiert die wohl überwiegende Rechtsprechung eher dazu, dem Mieter ein Recht auf Übersendung der Ursprungsbelege in Fotokopie durch den Vermieter zuzusprechen – natürlich nur gegen Erstattung der Kopierkosten. Ein kluger Vermieter sollte aus diesem Thema keine Grundsatzfrage machen und im Zweifelsfall lieber Kopien versenden als sich hierüber zu streiten. Er könnte sonst nämlich die Fälligkeit einer Nachzahlungsforderung gefährden.

Abrechnungsfristen
Der Zeitraum, innerhalb dessen nach Ablauf der Abrechnungsperiode die Betriebskostenabrechnung zu erstellen ist, ist im preisfreien Mietrecht gesetzlich nicht definiert. Als Faustregel kann man aber davon ausgehen, dass diese spätestens binnen 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes erfolgen sollte, da bei späterer Abrechnung dem Vermieter Rechtsverluste drohen. So muss man z.B. bei einigen Gerichten schon nach einem Jahr damit re
chnen, dass diese eine Nachzahlungsforderung des Vermieters als verwirkt ansehen, also nach Treu und Glauben nicht mehr durchsetzbar ist (Verjährung spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle). Auch kann der Mieter berechtigt sein, seine Betriebskostenvorauszahlungen einzustellen, wenn der Vermieter nicht innerhalb einer angemessenen Frist abrechnet. Es wird sogar vertreten, dass der Mieter die gesamten Vorauszahlungen des Abrechnungszeitraumes zurückverlangen kann, wenn der Vermieter nicht abrechnet. Nachlässigkeit und Schlamperei des Vermieters bei der Betriebskostenabrechnung können also teuer werden!

Wird die Abrechnung zeitnah erstellt, ist sie inhaltlich korrekt und wird sie durch Nach- oder Rückzahlung ausgeglichen, so ist dieser Abrechnungszeitraum erledigt. Die Zahlung bzw. vorbehaltlose Entgegennahme einer Zahlung wird nämlich als Anerkenntnis der Richtigkeit der Abrechnung verstanden mit der Folge, dass spätere Einwendungen ausgeschlossen sind: Weder kann der Mieter nachträglich einwenden, dass er zu viel bezahlt habe, noch kann der Vermieter nachträgliche Korrekturen verlangen, wenn er merkt, dass er etwas vergessen hat. Durch Zahlung erledigte Betriebskostenabrechnungen sind und bleiben abgeschlossen!

Aufstellung der Betriebskosten
Betriebskosten sind nachstehende Kosten, die dem Eigentümer (Erbbauberechtigten) durch das Eigentum (Erbbaurecht) am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen, es sei denn, dass sie üblicherweise vom Mieter außerhalb der Miete unmittelbar getragen werden:

1. Die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks
Hierzu gehört namentlich die Grundsteuer, jedoch nicht die Hypothekengewinnabgabe.

2. Die Kosten der Wasserversorgung
Hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren und die Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

3. Die Kosten der Entwässerung
Hierzu gehören die Gebühren für die Benutzung einer öffentlichen Entwässerungsanlage, die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe.

4. Die Kosten
a) des Betriebs der zentralen Heizungsanlage:
Hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und -sicherheit einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung; oder

b) des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage:
Hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums; oder

c) der Versorgung mit Fernwärme:
Hierzu gehören die Kosten der Wärmelieferung (Grund-, Arbeits- und Verrechnungspreis) und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a; oder

d) der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen:
Hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch einen Fachmann sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz.

5. Die Kosten
a) des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage:
Hierzu gehören die Kosten der Warmwasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4, Buchstabe a; oder

b) der Versorgung mit Fernwarmwasser:
Hierzu gehören die Kosten für die Lieferung des Warmwassers (Grund-, Arbeits- und Verrechnungspreis) und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a; oder

c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten:
Hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch einen Fachmann.

6. Die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
a) bei zentralen Heizungsanlagen
entsprechend Nummer 4 Buchstabe a und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; oder

b) bei der Versorgung mit Fernwärme
entsprechend Nummer 4 Buchstabe c und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind; oder

c) bei verbundenen Etagenheizungen
und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe d und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind.

7. Die Kosten des Betriebs des maschinellen Personen- oder Lastenaufzuges
Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und -sicherheit einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann sowie die Kosten der Reinigung der Anlage.

8. Die Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr
Hierzu gehören die für die öffentliche Straßenreinigung und Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren oder die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen.

9. Die Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
Zu den Kosten der Hausreinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzuges.

10. Die Kosten der Gartenpflege
Hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen.

11. Die Kosten der Beleuchtung
Hierzu gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam benutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen.

12. Die Kosten der Schornsteinfegerreinigung
Hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung.

13. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
Hierzu gehören namentlich die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug.

14. Die Kosten für den Hauswart
Hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer (Erbbauberechtigte) dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung und -setzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung be
treffen.

Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 nicht angesetzt werden.

15. Die Kosten
a) des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage:
Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann oder das Nutzungsentgelt für eine nicht zur Wirtschaftseinheit gehörende Antennenanlage; oder

b) des Betriebs der mit einem Breitbandkabelnetz verbundenen privaten Verteilanlage:
Hierzu gehören die Kosten entsprechend Buchstabe a, ferner die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandanschlüsse.

16. Die Kosten des Betriebs der maschinellen Wascheinrichtung
Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der maschinellen Einrichtung, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und -sicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind.

17. Sonstige Betriebskosten
Das sind die in den Nummern 1 bis 16 nicht genannten Betriebskosten, namentlich die Betriebskosten von Nebengebäuden, Anlagen und Einrichtungen.

Ein Beitrag unserer/s Leserin/s Josh Fillmer aus Dessau in Sachsen-Anhalt.
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Sämtliche Bezeichnungen auf dieser Webseite richten sich an alle Geschlechter.

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